Como priorizar tarefas no trabalho quando tudo é urgente

Quase todo conteúdo sobre priorização parte de uma premissa que não vale para quem trabalha com demanda: a de que você escolhe o que fazer. Quem recebe pedido de chefe, cliente e fornecedor não escolhe a lista, recebe. E a maior parte dos métodos de priorização foi pensada para quem monta a própria agenda.

O que segue é priorização para o outro caso: aquele em que a lista chega pronta, com pressa de várias pessoas ao mesmo tempo.

Antes de priorizar, torne a fila visível

Não dá para priorizar o que você não consegue ver inteiro. Se parte das pendências está no e-mail, parte no WhatsApp e parte na memória, qualquer ordenação vai ser feita sobre uma amostra, e normalmente sobre a amostra mais barulhenta, não a mais importante.

O primeiro passo, portanto, não é escolher um método. É juntar tudo num lugar só. Esse exercício costuma revelar duas coisas incômodas: a lista é maior do que parecia, e boa parte dela não tem prazo nenhum. As duas descobertas são úteis. A segunda especialmente, porque item sem prazo consome espaço mental sem nunca disputar o dia de verdade.

Os três critérios que resolvem a maioria dos casos

Métodos elaborados têm o defeito de exigir manutenção. Numa semana ruim, ninguém preenche matriz. Estes três critérios funcionam de cabeça, na ordem:

1. Consequência do atraso. Não “isso é importante?”, e sim “o que acontece concretamente se sair um dia depois?”. Multa, parada de operação, cliente perdido e desconforto são consequências muito diferentes, e quase sempre tratadas como se fossem a mesma coisa.

2. Quem trava se isso não sair. Tarefa que desbloqueia o trabalho de outras três pessoas vale mais que tarefa maior que só afeta você. Este critério é o mais esquecido e o que mais rende em time.

3. Custo de retomar. Entre duas tarefas equivalentes, faça primeiro a que você já começou. Retomar algo parado no meio custa releitura e contexto, custo que ninguém contabiliza e todo mundo paga.

Existe medida para isso. Num estudo de campo em que pesquisadores acompanharam o dia inteiro de profissionais de escritório, o trabalho interrompido levou em média 23 minutos e 15 segundos para ser retomado. O lado bom do mesmo dado: 81,9% do que foi interrompido voltou a ser tocado no mesmo dia. O que se perde não é a tarefa, é o tempo de reencontrar onde você estava.

Fonte: Gloria Mark, professora da Donald Bren School of Information and Computer Sciences da Universidade da Califórnia em Irvine, em entrevista ao Gallup Business Journal.

O que fazer quando tudo é urgente de verdade

Às vezes a fila realmente não cabe no tempo disponível, e nenhum método resolve isso, porque não é problema de ordenação, é de volume. Nesse caso, priorizar sozinho é assumir uma decisão que não é sua.

O que funciona é levar a fila para quem tem a visão do conjunto, normalmente o gestor, com três informações por item: o prazo, quem pediu e a consequência do atraso. E pedir decisão, não alívio: “destas onze, consigo entregar sete no prazo. Quais quatro podem esperar?”.

A diferença é grande. “Estou sobrecarregado” é interpretável e soa como desabafo. Uma lista com prazos é um problema de alocação, que é exatamente o tipo de coisa que um gestor pode resolver.

O erro de repriorizar o tempo todo

Há um custo escondido em reavaliar a lista a cada mensagem nova: cada reavaliação gasta atenção e não entrega nada. Quem revisa a ordem dez vezes por dia termina o dia exausto tendo executado pouco, e a sensação de afogamento vem daí, não do volume.

Duas revisões por dia costumam bastar: uma no começo, para definir a ordem, e uma depois do almoço, para absorver o que chegou de manhã. Entre elas, o que chega é registrado e só entra na disputa na próxima revisão, salvo emergência real, que é bem mais rara do que a caixa de entrada sugere.

Priorizar é a terceira das quatro etapas de um processo que se sustenta; as outras estão no guia de gestão de demandas. E priorizar só funciona depois de decidir o dia, que é o assunto de como planejar o dia de trabalho. Se quiser um método com nome para aplicar esses critérios, os métodos de priorização de tarefas comparam quatro deles.

Resumindo

• Priorização só funciona depois que a fila inteira está visível num lugar só;
• Use consequência do atraso, quem trava e custo de retomar, nessa ordem;
• Urgência declarada por quem pede não é dado confiável: peça a data;
• Quando o volume não cabe no tempo, a decisão é do gestor, e você leva a lista;
• Repriorizar o dia todo cansa e não entrega: duas revisões diárias bastam.